FAQ MIDES

Soalan Lazim Sistem Pendaftaran Syarikat MIDES


FAQ MIDES

PENDAFTARAN PENSIJILAN

  • Bermula Mac 2020, semua urusan penerbitan sijil, pendaftaran dan permohonan, Pensijilan Keupayaan Industri Pertahanan dan Keselamatan hanya dilakukan menerusi atas talian di https://mides.mod.gov.my/syarikat
  • Pihak syarikat boleh menyemak syarat permohonan serta terma pensijilan di ruangan terma di https://mides.mod.gov.my/portal/terma.php
  • Pendaftaran atau penarafan pensijilan secara automatik adalah TIDAK diberikan kepada mana-mana syarikat walaupun telah menjadi ahli MIDES sebelum tahun 2020.
  • Bagi permohonan yang dihantar secara hardcopy atau manual kepada BIP sebelum tahun 2020 adalah tidak terpakai dan tidak akan diproses.
  • Tindakan untuk memproses pesijilan hanya dilakukan apabila permohonan lengkap diterima menerusi sistem sahaja.
  • Pendaftaran serta permohonan pensijilan yang baharu harus dilakukan semula bermula Mac tahun 2020 oleh semua syarikat yang berminat.
  • Sila rujuk TERMA pensijilan sebelum melakukan permohonan bagi memudahkan proses penilaian permohonan dilakukan.

TEMPOH PENSIJILAN MIDES

  • Tarikh sah laku pensijilan adalah bagi tempoh TIGA (3) tahun dari tarikh sijil dikeluarkan.
  • Tempoh sah laku sijil untuk digunapakai boleh disemak menerusi akaun permohonan atau di sijil yang telah dikeluarkan.
  • Penarafan pensijilan keupayaan syarikat TIDAK diberikan berdasarkan kepada ‘seniority’ syarikat atau tempoh penglibatan syarikat di dalam MIDES atau sebarang kontrak bersama Kerajaan.
  • Bagi syarikat mendapat pensijilan bersyarat, tempoh pensijilan hanya bagi tempoh DUA (2) tahun dari tarikh sijil dikeluarkan.

TEMPOH MEMPROSES PERMOHONAN

  • Berhubung Perintah Kawalan Pergerakan (PKP), Peraturan Peraturan Pencegahan dan Pengawalan Penyakit Berjangkit (Langkah-Langkah Di Dalam Kawasan Tempatan Jangkitan). Tempoh bagi memproses permohonan keahlian akan dilakukan secara berperingkat berikutan terdapat limitasi untuk menetapkan tarikh penjadualan audit keupayaan.
  • Permohonan akan diproses selewat-lewatnya dalam masa TIGA (3) minggu dari tarikh permohonan dihantar. (Diluar waktu PKP)
  • Keputusan audit akan dikeluarkan selewat-lewatnya DUA (2) bulan dari tarikh perlaksanaan Audit Pengurusan oleh sekreteriat BIP.

CARA SEMAKAN STATUS PERMOHONAN

  • Semakan status permohonan boleh disemak menerusi akaun pendaftaran syarikat, di ruangan sebelah kanan bewarna hijau ‘Status Permohonan’.

SEMAKAN JENIS STATUS

  • PERMOHONAN DITERIMA
    • Permohonan keahlian yang dihantar oleh syarikat telah berjaya diterima oleh pihak sekreteriat untuk diproses.
  • PERMOHONAN DIBATALKAN
    • Permohonan dibatalkan berdasarkan LIMA (5) sebab:
      • Permohonan terdiri daripada syarikat yang hanya beroperasi sepenuhnya sebagai Ejen dan Pembekal. (sila rujuk TERMA)
      • Permohonan terdiri daripada syarikat bertaraf international company yang membuka cawangan di Malaysia. (sila rujuk TERMA)
        • Klasifikasi atau maksud perniagaan sebagai international company adalah, cawangan syarikat luar negara yang dibuka, bercawangan dan didaftarkan dalam Malaysia.
      • Permohonan terdiri daripada syarikat yang beroperasi sebagai Penyedia Perkhidmatan Atau Penjual Produk Komersial. (sila rujuk TERMA)
        • Contoh perniagaan yang berteraskan perkhidmatan/ produk komersial adalah seperti, perniagaan servis penurapan jalan (tar), landskap, pembinaan bangunan/ infrastruktur/ fasiliti, pencucian, servis bas/ van/ kereta/ motosikal/ basikal, pembuatan/ pemasangan perabot hiasan, pemotongan kayu/ besi, servis sewaan kenderaan komersial berat dan ringan, cenderahati, menjahit, memasak, konsultansi komersial (bukan melibatkan pertahanan, penguatkuasaan dan keselamatan) dan lain-lain perniagaan berkaitan yang tidak menjalankan atau melaksanakan fungsi pertahanan, penguatkuasaan dan keselamatan.
      • Permohonan tidak lengkap, berikutan terdapat beberapa maklumat yang tidak dilengkapkan atau tidak dimuatnaik di ruangan yang telah disediakan. Pihak syarikat hanya perlu untuk mengemaskini maklumat dan boleh menghantar semula permohonan untuk diproses.
      • Urus setia BIP mendapat pemohononan daripada syarikat melalui emel rasmi atau surat rasmi untuk membatalkan permohonan atau menarik diri.
  • PERMOHONAN SEDANG DIPROSES
    • Permohonan telah disemak dan dijadualkan perlaksanaan audit teknikal keupayaan (ATK).
    • Syarikat perlu menyemak emel atau akaun permohonan di sistem untuk mendapatkan notifikasi mengenai penjadualan audit yang telah ditetapkan.
  • SELESAI AUDIT TEKNIKAL (KUMPULAN KERJA PERTAMA)
    • Pihak syarikat telah selesai diaudit bagi peringkat audit teknikal keupayaan (ATK) dan menunggu untuk dilaksanakan audit pengurusan (AP).
  • LULUS/ GAGAL AUDIT TEKNIKAL KEUPAYAAN
    • Bagi syarikat yang berjaya melepasi audit teknikal keupayaan, status permohonan akan menjadi Selesai Audit Teknikal (Kumpulan Kerja Pertama).
    • Seterusnya bagi permohonan yang lulus Audit Teknikal Keupayaan (ATK), permohonan akan menjalani Audit Pengurusan (AP) iaitu audit penentuan bagi penetapan status sebagai LULUS atau GAGAL mendapatkan pensijilan yang akan dilaksanakan oleh urus setia induk BIP.
    • Namun sekiranya terdapat syarikat yang tidak memenuhi kriteria atau GAGAL semasa proses Audit Teknikal Keupayaan. Pihak syarikat akan menerima notifikasi emel atau melihat penukaran status sebagai Permohonan Tidak Berjaya.
    • Permohonan semula pensijilan hanya boleh diproses dan diaudit semula, SETAHUN selepas tarikh keputusan ini dikeluarkan.
  • PERMOHONAN BERJAYA
    • Bagi syarikat yang berjaya melepasi audit pengurusan (AP), status permohonan akan menjadi Permohonan Berjaya.
    • Syarikat akan menerima notifikasi melalui emel sebagai pemakluman status permohonan.
    • Sijil Keupayaan Industri Pertahanan dan Keselamatan Digital akan dikeluarkan oleh pihak urus setia BIP kepada syarikat yang berjaya secara digital menerusi sistem.
    • Pihak syarikat boleh menyemak dan memuat turun sijil digital menerusi akaun syarikat di sistem MDES.
    • Status sebagai pemilik pensijilan boleh dinyahaktif atau dibatalkan oleh urus setia induk BIP, sekiranya syarikat dilihat tidak aktif atau tidak menyumbang kepada usaha pembangunan industri pertahanan dan keselamatan tempatan serta tidak menyokong inisiatif yang dianjurkan/ dilakukan oleh MIDES.
      • Maksud sijil secara digital:
        • Bermula tahun 2020, Bahagian Industri Pertahanan (BIP) selaku urus setia induk MIDES tidak lagi menerbitkan sijil penarafan keupayaan secara hardcopy kepada syarikat yang berjaya.
        • Syarikat yang berjaya akan diberi notifikasi pemakluman mengenai status berjaya dan boleh memuat turun sendiri sijil digital yang dikeluarkan.
        • Sijil digital tersebut dilengkapi maklumat terperinci mengenai status dan keupayaan syarikat menerusi QRcode khas.
        • Peringatan: Sebagai langkah keselamatan, sijil digital berkenaan hanya boleh dimuat turun oleh pihak syarikat 1 (SATU) kali sahaja menerusi sistem.
        • Untuk memuat turun kali ke-2 dan seterusnya, sila memohon kepada pihak urus setia melalui emel atau hubungi PIC MIDES yang berkenaan.
      • Maksud tidak aktif/ tidak menyumbang/ tidak menyokong: 
        • Syarikat bertindak sebagai ahli pasif sepanjang tempoh sah pensijilan seperti tidak mengemaskini maklumat dan status syarikat di sistem melebihi 8 BULAN.
        • Syarikat tidak memberikan kerjasama dalam menyokong usaha pembangunan industri pertahanan dan keselamatan tempatan yang diusahakan oleh Kerajaan
          Syarikat tidak memberikan respon/ menyertai sebarang survey/ bengkel/ mesyuarat/ aktiviti promosi/ menyertai pameran.
        • Keputusan yang diumumkan oleh Bahagian Industri Pertahanan (BIP) adalah MUKTAMAD.
        • Sebarang surat menyurat, pertanyaan, rayuan, bantahan atau apa-apa cubaan untuk mempertikaikan keputusan adalah tidak akan dilayan bagi mana-mana situasi.
  • PERMOHONAN TIDAK BERJAYA
    • Permohonan akan dikategorikan sebagai permohonan tidak berjaya sekiranya:
      • Syarikat gagal semasa penilaian Audit Teknikal Keupayaan diljalankan.
      • Syarikat gagal semasa penilaian Audit Pengurusan dijalankan.
    • Syarikat akan menerima notifikasi melalui emel sebagai pemakluman status permohonan tidak berjaya.
    • Permohonan semula pensijilan hanya boleh diproses dan diaudit semula, SETAHUN selepas tarikh keputusan ini dikeluarkan.
    • Keputusan yang diumumkan oleh Bahagian Industri Pertahanan (BIP) adalah MUKTAMAD.
    • Sebarang surat menyurat, pertanyaan, rayuan, bantahan atau apa-apa cubaan untuk mempertikaikan keputusan adalah tidak akan dilayan bagi mana-mana situasi.

JENIS DAN KAEDAH AUDIT DILAKSANAKAN

AUDIT TEKNIKAL KEUPAYAAN (ATK)
  • Penilaian ATK bertujuan menilai tahap keupayaan syarikat berdasarkan beberapa elemen seperti berikut:
    • Elemen A: Kelengkapan Fasiliti Dan Keupayaan Menjalankan Kerja
      • Latar Belakang Syarikat.
      • Kemudahan bagi melaksanakan pengoperasian di kilang/ bengkel/ limbungan/ lapangan/ pejabat pengurusan.
      • Perkhidmatan Kejuruteraan.
      • Utiliti.
      • Kemudahan kepada pelanggan.
      • Rekod Selenggaraan/ Pembaikan/ Pembinaan Terdahulu.
    • Elemen B: Keselamatan, Kesihatan dan Kualiti
      • Penilaian sistem kawalan/ pemantauan keselamatan di kilang/ bengkel/ limbungan/ lapangan/ pejabat pengurusan.
      • Penilaian pematuhan SOP/ Polisi/ Akta Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan 1994, Akta Kilang dan Jentera 1967 dan Undang-Undang Kecil Bangunan Seragam dan yang berkaitan.
      • Penilaian terhadap prosedur kerja berisiko, pencegahan kemalangan, pembudayaan polisi.
      • Penilaian mengenai langkah perniagaan/ pencegahan bagi menjaga keselamatan aset Kerajaan yang berada di kilang/ bengkel/ limbungan/ lapangan sekiranya terdapat kebakaran atau sebagainya.
  • Selain daripada itu, ATK juga akan menilai aspek Keselamatan dan Kesihatan (SHC), ISO, dan penilaian ciri-ciri khas lain bergantung kepada penilaian wakil auditor Kumpulan Kerja yang terlibat.
  • Penilaian ini akan dijalankan oleh user (ATM/ PDRM) secara bersama atau tanpa urus setia induk BIP.
    • Audit Teknikal Maritim: Cawangan Penguatkuasa Kejuruteraan Armada (CPKA) dan Bahagian Kejuruteraan (JUTERA) TLDM.
    • Audit Teknikal Aeroangkasa: Directorate General Technical Airworthiness (DGTA) dan Pusat Perkhidmatan Kejuruteraan Aeroangkasa TUDM (PUSPEKA).
    • Audit Teknikal Automotif: Bahagian Penilaian dan Pemeriksaan Tentera Darat (BPPTD).
    • Audit Teknikal ICT: Bahagian Siber dan Elektromagnetik Pertahanan (BISEP).
    • Audit Teknikal Persenjataan: Bahagian Penilaian dan Pemeriksaan Tentera Darat (BPPTD).
    • Audit Teknikal Gunasama: Science Technolology Research Institute for Defence (STRIDE).
    • Audit Teknikal Keselamatan dan Penguatkuasaan: Jabatan Logistik dan Teknologi PDRM.
AUDIT PENGURUSAN (AP)
  • Penilaian AP bertujuan menilai tahap keupayaan syarikat dari segi pengurusan menggunakan sistem SCORE oleh wakil Bahagian Industri Pertahanan (BIP).
  • Pihak syarikat perlu memilih jenis borang yang bersesuaian dengan kriteria perniagaan.
  • Borang-borang SCORE berkenaan boleh dimuat turun di ruangan akaun syarikat.
  • Selain daripada itu, syarikat perlu menyediakan keperluan dokumen bagi tujuan pengauditan pengurusan. Dokumen ini perlu dimuat naik di ruangan yang berkaitan di sistem (borang maklumat syarikat) dan sentiasa dikemaskini oleh pihak syarikat. Namun sekiranya masih terdapat keperluan dokumen yang masih tidak dilengkapkan, pihak urus setua akan meminta pihak syarikat untuk disediakan semasa sesi AP dijalankan.
  • Sila rujuk senarai "Senarai Semak Dokumen Serta Kelengkapan Yang Diperlukan Semasa Pengauditan (AP)" di ruangan FAQ.
  • Borang dan dokumen yang telah lengkap di isi perlu diemelkan ke pihak urus setia BIP dalam bentuk PDF/ google link atau sebarang kaedah yang bersesuaian.
  • Dokumen berkenaan perlu dihantar selewat-lewatnya 5 (LIMA) hari sebelum tarikh AP dijalankan.

KAEDAH PERLAKSANAAN PENGAUDITAN

Audit Teknikal Keupayaan (ATK)
  • Kaedah Lawatan Tapak (Fizikal):
    • Secara amnya pengauditan akan dijalankan secara fizikal dimana para auditor akan hadir ke lokasi kilang/ bengkel/ limbungan/ lapangan untuk melihat ketersediaan fasiliti dan keupayaan syarikat dalam menjalankan perniagaan.
    • Surat pemakluman untuk melaksanakan audit akan dikeluarkan menerusi emel oleh BIP keapeda syarikat selewat-lewatnya 2 atau 3 minggu sebelum lawatan audit dijalankan.
  • Kaedah Atas Talian:
    • Bermula pada tahun 2020, berhubung penularan wabak Covid-19, pematuhan Perintah Kawalan Pergerakkan (PKP) di beberapa negeri serta terdapat keperluan permohonan yang perlu untuk disegerakan pengauditan Urus setia induk telah besetuju untuk melaksanakan pengauditan teknikal secara atas talian.
    • Surat pemakluman untuk melaksanakan audit akan dikeluarkan menerusi emel oleh BIP kepada syarikat selewat-lewatnya 2 atau 3 minggu sebelum lawatan audit dijalankan.
    • Pengauditan secara atas talian hanya boleh dilaksanakan (melalui persetujuan Setiausaha Bahagian BIP dengan nasihat daripada sekreteriat induk) jika terdapat halangan seperti PKP, bencana alam dan sebagainya.
    • Kaedah ini boleh dilaksanakan kepada syarikat yang ingin memperbaharui / memohon pensijilan baharu (kali pertama) atau pihak auditor telah sedia maklum mengenai keadaan dan kemampuan kapabiliti infrastruktur / fasiliti syarikat berkenaan.
    • Bagi pelaksanaan kaedah audit atas talian, pihak urus setia akan menjalankan ATK dan AP secara bersekali (serentak) kepada pihak syarikat.
    • Pihak syarikat akan dihubungi oleh urus setia induk menerusi telefon / surat / notikasi emel untuk pemakluman penjadualan audit serta menyediakan dokumentasi yang diperlukan bagi mengesahkan AP dan ATK.
    • Sebagai pengesahan penilaian Audit Teknikal Keupayaan (ATK) dijalankan, berikut adalah senarai yang diperlukan oleh pihak syarikat:
      • Pihak syarikat perlu menghantar rakaman video untuk tujuan pengauditan mengenai kemampuan fasiliti yang bersesuaian seperti berikut:
        • Aerial View kilang/ bengkel/ limbungan/ lapangan.
        • Rakaman kawasan dalam dan luar kilang/ bengkel/ limbungan/ lapangan yang merangkumi fasiliti, tempat melakukan kerja, keadaan mesin/ peralatan yang digunakan, tempat berkumpul ketika kecemasan, peralatan keselamatan/ pemadam api, jumlah dan lain- lain.
        • Rakaman Special tool atau kaedah (special method) menjalankan kerja teknikal yang khas atau terbaharu yang dimiliki oleh syarikat.
      • Ciri-ciri rakaman video adalah seperti berikut:
        • Rakaman digabungkan dalam 1 video sahaja.
        • Rakaman yang jelas, tidak kabur.
        • Setiap sekyen rakaman mempunyai penjelasan (explanation) bersesuaian.
        • Menggunakan format video AVI, MPEG1, MP4, WMV atau sebarang format yang bersesuaian.
      • Rakaman lengkap tersebut haruslah diemelkan ke pihak urus setia BIP menerusi google link atau sebarang kaedah yang bersesuaian.
      • Rakaman ini haruslah dihantar selewat-lewatnya 5 (LIMA) hari sebelum tarikh ATK dijalankan secara atas talian.
Audit Pengurusan (AP)
  • Kaedah Lawatan Tapak (Fizikal):
    • Secara amnya pengauditan akan dijalankan secara fizikal dimana para auditor akan hadir ke lokasi kilang/ bengkel/ limbungan/ lapangan/ pejabat pengurusan untuk menjalankan penilaian terhadap dokumentasi, pensijilan dan akreaditasi untuk mengenalpasti keupayaan pengurusan syarikat.
    • Surat pemakluman untuk melaksanakan audit akan dikeluarkan menerusi emel oleh BIP keapeda syarikat selewat-lewatnya 2 atau 3 minggu sebelum lawatan audit dijalankan.
  • Kaedah Atas Talian:
    • Bermula pada tahun 2020, berhubung penularan wabak Covid-19, pematuhan Perintah Kawalan Pergerakkan (PKP) di beberapa negeri serta terdapat keperluan permohonan yang perlu untuk disegerakan pengauditan. Urus setia induk telah bersetuju untuk melaksanakan pengauditan pengurusan secara atas talian.
    • Surat pemakluman untuk melaksanakan audit akan dikeluarkan menerusi emel oleh BIP keapeda syarikat selewat-lewatnya 2 atau 3 minggu sebelum lawatan audit dijalankan.
    • Pengauditan secara atas talian hanya boleh dilaksanakan (melalui persetujuan Setiausaha Bahagian BIP dengan nasihat daripada sekreteriat induk) jika terdapat halangan seperti PKP, bencana alam dan sebagainya.
    • Kaedah ini boleh dilaksanakan kepada syarikat yang ingin memperbaharui / memohon pensijilan baharu (kali pertama) atau pihak auditor telah sedia maklum mengenai keadaan dan kemampuan kapabiliti infrastruktur / fasiliti syarikat berkenaan.
    • Bagi pelaksanaan kaedah audit atas talian, pihak urus setia akan menjalankan ATK dan AP secara bersekali (serentak) kepada pihak syarikat.
    • Pihak syarikat akan dihubungi oleh urus setia induk menerusi telefon / surat / notikasi emel untuk pemakluman penjadualan audit serta menyediakan dokumentasi yang diperlukan bagi mengesahkan AP dan ATK.
    • Pihak syarikat perlu menghantar / mengemaskini semula borang permohonan dengan lengkap di sistem (sekiranya perlu), memuat turun dan mengisi borang SCORE yang bersesuaian dengan jenis bidang perniagaan yang dijalankan syarikat.
    • Permohonan hanya akan diproses oleh BIP sekiranya syarikat telah menghantar kesemua keperluan seperti di bawah selewat-lewatnya 5 (LIMA) hari sebelum tarikh audit dijalankan.
      • Menghantar permohonan pensijilan yang dikemaskini melalui sistem.
      • Menghantar video rakaman ATK (emel),
      • Memuat naik dokumen / gambar yang diperlukan di borang permohonan (sistem MIDES) serta menghantar borang SCORE yang dilengkapkan kepada pihak urus setia (emel).
    • 3 keperluan seperti di atas hendaklah dihantar kepada pihak urus setia selewat-lewatnya 5 (LIMA) hari sebelum tarikh audit dijalankan.
    • Perhatian, sekiranya dokumen / maklumat / video rakaman dihantar melepasi tarikh yang ditetapkan, iaitu 5 (LIMA) hari sebelum tarikh audit akan dijalankan. Secara automatiknya permohonan syarikat akan dikategorikan sebagai permohonan GAGAL.
    • Permohonan semula pensijilan bagi syarikat yang GAGAL hanya boleh diproses dan diaudit semula, SETAHUN selepas tarikh keputusan ini dikeluarkan.
    • Bagi permohonan yang lengkap diterima, sekiranya pihak urus setia mendapati maklumat/ info/ rakaman yang diperlukan masih tidak menepati keperluan yang ditetapkan oleh pihak urus setia induk. Pihak syarikat akan dihubungi oleh urus setia induk menerusi telefon / surat / notikasi emel untuk menyediakan dokumentasi yang diperlukan serta mengadakan sesi virtual meeting bagi mengesahkan AP.
    • Pengauditan secara atas talian akan dilaksanakan bersama pihak syarikat menggunakan sebarang jenis aplikasi virtual meeting yang besesuaian serta perlu diuruskan pihak syarikat sebagai host (penyedia link virtual meeting).
    • Walaubagaimaapun, sekiranya pihak syarikat telah melengkapi keperluan dokumen dan memenuhi kriteria yang telah ditetapkan, virtual meeting adalah tidak diperlukan.
      Keputusan yang diumumkan oleh Bahagian Industri Pertahanan (BIP) adalah MUKTAMAD.
    • Sebarang surat menyurat, pertanyaan, rayuan, bantahan atau apa-apa cubaan untuk mempertikaikan keputusan adalah tidak akan dilayan bagi mana-mana situasi.

CARTA ALIR AUDIT TEKNIKAL KEUPAYAAN (ATK) DAN AUDIT PENGURUSAN (AP) FIZIKAL

Carta Alir Audit Teknikal Keupayaan dan Audit Pengurusan Fizikal
- https://mides.mod.gov.my/portal/images/faq/CartaAlirATK&AP.png

CARTA ALIR AUDIT TEKNIKAL KEUPAYAAN (ATK) & AUDIT PENGURUSAN (AP) ATAS TALIAN

Carta Alir Audit Teknikal Keupayaan dan Audit Pengurusan Atas Talian

JANGKA MASA PENGAUDITAN

Audit Teknikal Keupayaan (ATK)
  • Had atau tempoh masa untuk menjalankan ATK tidak ditetapkan berikutan ia melibatkan technical specification check yang memerlukan penelitian khusus oleh sesetengah auditor. (tempoh ini juga terpakai untuk perlaksanaan ATK secara atas talian).
  • Namun begitu dijangka masa maksimum bagi sesebuah syarikat untuk diaudit ATK adalah selama 3 (TIGA) hari.
Audit Pengurusan (AP)
  • Had atau tempoh masa bagi menjalankan audit pengurusan adalah 1- 2 jam bagi setiap syarikat.
  • Tempoh ini juga terpakai bagi audit yang dijalankan menerusi atas talian atau virtual meeting.

SYARIKAT SAYA SUDAH MEMPUNYAI SERTA TELAH MENDAPAT PENGIKHTIRAFAN SIJIL DARIPADA SME CORP, ADAKAH MASIH PERLU UNTUK SYARIKAT SAYA DIAUDIT OLEH MIDES?

Ya masih perlu.
  • Sekiranya tidak menggunapakai borang D-CORE. Borang D-CORE hanya sah dinilai dan diaudit oleh urus setia induk BIP sahaja. Hasil penilaian D-CORE yang dikeluarkan oleh vendor lain selain daripada BIP akan dikira tidak terpakai dan akan dibatalkan.
  • Tindakan menggantung atau banned syarikat selama DUA TAHUN dari mendapatkan sebarang penarafan pensijilan bersama Kementerian Pertahanan akan dilakukan oleh BIP selaku urus setia induk.
  • Penggantungan atau klausa banned bermula dari tarikh surat/ emel / pemakluman penggantungan dikeluarkan oleh BIP kepada syarikat.
Ya masih perlu.
  • Sekiranya syarikat telah diaudit dan memiliki pengikhtirafan sijil daripada pihak SME Corp atau vendor lain selain daripada Kementerian Pertahanan iaitu dengan pencapaian (3-5 Bintang). Dalam pada tahun yang sama, pihak syarikat juga memohon pensijilan keupayaan bersama Kementerian Pertahanan. Oleh itu, syarikat hanya perlu melalui sesi Audit Teknikal Keupayaan (ATK) sahaja.
Namun, sekiranya tarikh penjadualan audit oleh urus setia BIP kepada syarikat telah melangkaui tahun berikutnya, atau permohonan pensijilan diterima menerusi sistem selepas dari bulan Oktober (pada tahun yang sama) maka syarikat perlu menjalani Audit Teknikal Keupayaan (ATK) dan Audit Pengurusan (AP).
Contoh situasi:
    • Pada tahun 2020, Syarikat A telah mendapat pengikhtirafan sijil daripada SME Corp (3-5 Bintang) pada Jun 2020. Pada tahun yang sama iaitu pada bulan Ogos sehingga Oktober 2020, Syarikat A juga telah mendaftar serta memohon pensijilan keupayaan bersama Kementerian Pertahanan. Maka Syarikat hanya akan melalui Audit Keupayaan Teknikal (ATK) sahaja jika tarikh audit sempat berlangsung pada tahun 2020.
    • Namun, jika Syarikat A memohon pada bulan November atau Disember 2020, secara automatiknya Syarikat A perlu menjalani Audit Teknikal Keupayaan (ATK) dan Audit Pengurusan (AP).
    • Ini berikutan, pengurusan BIP selaku urus setia induk MIDES telah menetapkan bahawa penjadualan audit bagi permohonan yang diterima pada setiap bulan Novermber dan Disember akan dijadualkan berlangsung pada tahun berikutnya.

BOLEHKAH SAYA MENDAPATKAN SURAT PENSIJILAN KEUPAYAAN SEMENTARA DARI URUS SETIA INDUK BIP, BAGI TUJUAN MENYERTAI PEROLEHAN KEMENTERIAN?

  • BIP akan mengeluarkan surat pensijilan keupayaan sementara hanya kepada syarikat yang yang telah dan sedang menjalani proses audit teknikal keupayaan (ATK) dan audit pengurusan (AP) sahaja, namun keputusan masih belum dikeluarkan.
  • Permohonan untuk mendapatkan surat pensijilan keupayaan sementara boleh dilakukan bagi syarikat yang mempunyai tarikh tamat keahlian MIDES pada penghujung tahun 2019 hingga tahun 2020.
  • BIP tidak akan mengeluarkan sebarang surat sokongan atau surat pensijilan keupayaan sementara bagi syarikat mengikut seniority industri atau kepada syarikat yang baru memohon pensijilan keupayaan menerusi sistem bagi tempoh kurang dari 30 hari dari tarikh permohonan diterima.
  • Permohonan boleh dilakukan dengan menghantar emel permohonan kepada sekreteriat induk BIP (sila rujuk ruangan Hubungan Kami).
  • Keputusan yang diumumkan oleh Bahagian Industri Pertahanan (BIP) adalah MUKTAMAD.
  • Sebarang surat menyurat, pertanyaan, rayuan, bantahan atau apa-apa cubaan untuk mempertikaikan keputusan adalah tidak akan dilayan bagi mana-mana situasi.

ADAKAH SAYA PERLU MENDAFTAR SEMULA JIKA SAYA SUDAH MENJADI AHLI MIDES SEBELUM INI?

Ya, syarikat perlu mendaftar semula dan melakukan permohonan keahlian yang baharu menerusi sistem.

ADAKAH SYARIKAT YANG MEMPUNYAI STATUS SEBAGAI CAWANGAN/ SUBSIDIARI INTERNATIONAL COMPANY ATAU EJEN/ PENGEDAR/ PEMBEKAL ATAU SYARIKAT PERKHIDMATAN/ PRODUK KOMERSIAL LAYAK MENJADI AHLI MIDES?

  • Tidak, syarat ini adalah syarat utama yang telah termaktub di dalam Terms of Reference (TOR) syarat-syarat pensijilan bersama Kementerian Pertahanan.
  • Permohonan terdiri daripada syarikat yang hanya beroperasi sepenuhnya sebagai Ejen dan Pembekal. (sila rujuk TERMA)
  • Permohonan terdiri daripada syarikat bertaraf international company yang membuka cawangan di Malaysia.(sila rujuk TERMA)
  • Klasifikasi atau maksud perniagaan sebagai international company adalah, cawangan syarikat luar negara yang dibuka, bercawangan dan didaftarkan dalam Malaysia.
  • Permohonan terdiri daripada syarikat yang beroperasi sebagai Penyedia Perkhidmatan Atau Penjual Produk Komersial. (sila rujuk TERMA)
  • Contoh perniagaan yang berteraskan perkhidmatan/ produk komersial adalah seperti, perniagaan servis penurapan jalan (tar), landskap, pembinaan bangunan/ infrastruktur/ fasiliti, pencucian, servis bas/ van/ kereta/ motosikal/ basikal, pembuatan/ pemasangan perabot hiasan, pemotongan kayu/ besi, servis sewaan kenderaan komersial berat dan ringan, cenderahati, menjahit, memasak, konsultansi komersial (bukan melibatkan pertahanan, penguatkuasaan dan keselamatan) dan lain-lain perniagaan berkaitan yang tidak menjalankan atau melaksanakan fungsi pertahanan, penguatkuasaan dan keselamatan

MASALAH LAZIM MENGENAI PENDAFTARAN

  • SETELAH MENGHANTAR PERMOHONAN, BOLEHKAH SAYA MENGEMASKINI PERMOHONAN TERSEBUT?
    • Tidak, kemaskini maklumat hanya boleh dilakukan sekiranya permohonan telah dibatalkan atau selepas berjaya menjadi mendapat pensijilan.
    • Pemohon dinasihatkan untuk sentiasa memastikan bahawa setiap maklumat yang dihantar adalah tepat bagi mengelakkan permohonan ditolak/ dibatalkan.
  • BAGAIMANAKAH CARA UNTUK MENGEMASKINI PERMOHONAN?
    • Maklumat boleh dikemaskini sekiranya permohonan telah dibatalkan/ ditolak atau setelah berjaya menjadi ahli.
  • BILAKAH SAYA BOLEH MENDAPATKAN KEPUTUSAN PERMOHONAN?
    • Berhubung Perintah Kawalan Pergerakan (PKP), Peraturan Peraturan Pencegahan dan Pengawalan Penyakit Berjangkit (Langkah-Langkah Di Dalam Kawasan Tempatan Jangkitan) dari 18 Mac – 12 Mei 2020, seperti yang diumumkan oleh YAB Perdana Menteri.
    • Tempoh bagi memproses permohonan keahlian akan dilakukan secara berperingkat berikutan terdapat limitasi untuk menetapkan tarikh penjadualan audit keupayaan.
    • Keputusan permohonan serta penerbitan Sijil Digital Keupayaan Industri Pertahanan dan Keselamatan akan dikeluarkan selewat-lewatnya 2 bulan dari tarikh audit pengurusan dilaksanakan. (luar waktu PKP)
  • SAYA MEMPUNYAI MASALAH UNTUK MENDAFTAR KERANA ID PENDAFTARAN SYARIKAT TELAH WUJUD DIDALAM SISTEM, KENAPA YA?
    • Berhubung masalah ini, berikut adalah kemungkinan yang mungkin berlaku:
    • Pendaftaran telah dilakukan oleh rakan sekerja yang lain.
    • Kesalahan mendaftar maklumat syarikat seperti (No.SSM, Tarikh Penubuhan Syarikat).
    • Jika pihak syarikat masih tidak dapat mendaftar masuk, sila hubungi kami di 03-4027 4077 atau emel kepada mides@mod.gov.my.
    • Waktu Operasi: Isnin – Jumaat: 7.30 pagi – 5.30 petang
    • Sabtu / Ahad / Hari Kelepasan Am: TUTUP
    • Waktu Rehat: 12.15 tengahari – 2.45 petang (Jumaat Sahaja)
  • MENGAPAKAH SAYA TIDAK BOLEH KLIK BUTANG SIMPAN?
    • Pemohon tidak boleh menekan/ klik butang simpan kerana diruangan soalan tersebut masih terdapat ruangan soalan yang belum dilengkapkan.
    • Setiap ruangan soalan perlu dilengkapkan oleh pemohon, jika tiada maklumat sila isikan N/A atau 0.
    • Terdapat kesalahan dalam mengisi maklumat kad pengenalan, sila masukkan nombor IC atau Passport sahaja tanpa ' - ‘.  Contoh:  Kad Pengenalan - 880808145611 atau Passport - AC54987
    • Maklumat tambahan, sekiranya mengisi maklumat di soalan 2 berkaitan Pemilik Modal/ Ekuiti dan pemilik modal adalah sebuah syarikat, sila isikan N/A, N/A 1, N/A 2 dan seterusnya. Ini kerana ruangan No. Kad Pengenalan tidak boleh berulang/ sama.
    • Dokumen yang ingin dimuat naik menerusi sistem melebihi saiz yang dibenarkan. (maksimum 10MB)
    • Tidak menamakan dokumen yang ingin dimuatnaik menggunakan simbol. Contoh: Dokumen_KWSP / SOP Keselamatan - Kesihatan / 'Sijil - sijil"
    • Elakkan menamakan dokumen dengan nama yang terlalu panjang.
  • BOLEHKAH SAYA MENGISI PERMOHONAN MELALUI TELEFON BIMBIT?
    • Ya, pemohon juga boleh melakukan pendaftaran serta permohonan menerusi telefon bimbit atau tab.
  • BAGAIMANA HENDAK MENDAPATKAN SEMULA KATA LALUAN SEKIRANYA TERLUPA?
    • Bagi Auditor dan pihak syarikat yang terlupa kata laluan, sila klik di ruangan Lupa Kata Laluan.
  • BOLEHKAH SAYA MEMUATNAIK FOLDER SYARIKAT?
    • Tidak, pemohon hanya dibenarkan untuk memuatnaik fail/ gambar beformat PDF, PNG dan JPEG/ JPG yang bersaiz 20MB sahaja.
  • ADAKAH SEBARANG BAYARAN DIKENAKAN UNTUK MENDAPATKAN PENSIJILAN BERSAMA MIDES?
    • Bagi pendaftaran serta permohonan pensijilan ia adalah percuma. Namun, setelah syarikat berjaya mendapatkan pensijilan bersama MIDES, syarikat akan dikenakan bayaran sebagai pemilik sijil MIDES.
    • Segala pemakluman berhubung perlaksanaan dan pengenaan caj bayaran kepada pemilik sijil akan dimaklumkan dari masa ke semasa dan hanya ditetapkan oleh BIP sahaja.
  • SALURAN MANAKAH YANG PATUT DIHUBUNGI JIKA MEMPUNYAI MASALAH PERMOHONAN/PENDAFTARAN?
    • Pemohon boleh merujuk di ruangan hubungi kami di https://mides.mod.gov.my/index.php#contact
    • Waktu Operasi: Isnin – Jumaat: 7.30 pagi – 5.30 petang
    • Sabtu / Ahad / Hari Kelepasan Am: TUTUP
    • Waktu Rehat: 12.15 tengahari – 2.45 petang (Jumaat Sahaja)
  • MENGAPA SAYA PERLU MEMPERBAHARUI PENDAFTARAN?
  • SIJIL KERJASAMA/ MOU/ PENGIKHTIRAFAN SYARIKAT YANG DIMILIKI OLEH SYARIKAT SAYA TIDAK MEMPUNYAI TARIKH LUPUT?
    • Sekiranya Sijil kerjasama/ MOU/ pengikhtirafan syarikat tidak mempunyai tarikh luput, pemohon boleh meletakkan bilangan tahun kepada 999 tahun di ruangan tempoh.

JUSTIFIKASI STAR RATING MIDES

SENARAI SEMAK (CHECKLIST) DOKUMEN SERTA KELENGKAPAN YANG DIPERLUKAN SEMASA PENGAUDITAN  (AP) MIDES.

Profil Syarikat
1.    Syarikat perlu memuatnaik dokumen tambahan di ruangan 1.13: Profil Syarikat.
2.    Pemohon diminta untuk memuatnaik maklumat / lampiran dalam bentuk format (PDF) di ruangan yang telah disediakan semasa melakukan  permohonan atau semasa mengemaskini maklumat syarikat di sistem MIDES.
•    Misi dan Visi Syarikat
•    Jenis Perniagaan
•    Carta Organisasi Terkini
•    Produk dan Perkhidmatan yang ditawarkan

Dokumen Tambahan berkaitan syarikat :
1.    Syarikat perlu memuatnaik dokumen tambahan di ruangan 1.14 : Salinan Sijil Pendaftaran.
2.    Dokumen pengenalan syarikat seperti berikut hendaklah dimuat naik di ruangan yang telah disediakan semasa melakukan permohonan atau semasa mengemaskini maklumat syarikat di sistem MIDES.
•    Borang 9 (Pendaftaran Syarikat)

•    Borang 13 (Pertukaran Nama Syarikat) (Jika ada)
•    Borang 24 (Pegangan Syer)
•    Borang E (Sijil Perakuan Pembaharuan Perniagaan) (Jika ada)
•    Borang 49 (Lembaga Pengarah)
•    Sijil Pendaftaran MOF
•    Sijil Akuan Bumiputera (sekiranya syarikat Bumiputera)
•    Lesen Perniagaan (Lesen Perniagaan mestilah bagi tahun semasa yang dikeluarkan oleh Pihak  Berkuasa Tempatan / Majlis Perbandaran.

Penyata Kewangan
1.    Syarikat perlu memuatnaik penyata kewangan di ruangan 2.5: Penyata Kewangan
2.    Salinan lengkap Penyata Kewangan Tahunan beraudit 3 tahun terkini mestilah dimuatnaik dalam bentuk (PDF) menerusi ruangan yang telah disediakan.

Sijil – Sijil Sokongan
1.    Syarikat perlu memuatnaik sijil tambahan di ruangan 13 : Pensijilan dan Akreditasi Kualiti Syarikat.
2.    Syarikat digalakkan memuat naik sijil – sijil tambahan  terkini yang diperoleh seperti berikut (sekiranya ada)
•    Sijil – Sijil ISO, Halal, GMP, OSHA, HACCP .
•    Sijil Qlassic & SHASSIC dari CIDB.
•    Sijil Keselamatan produk/ servis/  kualiti makanan (sekiranya ada)
•    Sebarang siji yang dapat memberikan kelebihan kepada pihak syarikat.

Dokumen Kelulusan Trade Marks & lain – lain Intelectual Property (IP)
1.    Syarikat perlu memuatnaik sijil tambahan di ruangan 13 : Pensijilan dan Akreditasi Kualiti Syarikat.

Penyata KWSP
1.    Syarikat perlu memuatnaik sijil tambahan di ruangan 5.7 : Penyata Caruman KWSP.
2.    Syarikat perlu mengemukakan penyata caruman KWSP pekerja (3 Bulan Terkini) dalam bentuk (PDF) menerusi ruangan yang telah disediakan.

Manual Kerja / Standard Operating Procedure  (SOP)
1.    Syarikat perlu memuatnaik manual kerja di ruangan 13 : Pensijilan dan Akreditasi Kualiti Syarikat.
2.    Manual Kerja bagi bahagian seperti berikut hendaklah dimuat naik  (sekiranya ada).
•    Bahagian Kerja Teknikal
•    Bahagian Pengurusan

Kalendar Latihan / Kursus Perkerja
1.    Syarikat perlu memuatnaik kalendar latihan di ruangan 13 : Pensijilan dan Akreditasi Kualiti Syarikat.
2.    Maklumat kalendar latihan pekerja / kursus pekerja bagi bahagian teknikal dan pengurusan hendaklah dimuatnaik dalam bentuk (PDF) (memadai 2-3 muka surat sekiranya ada)

Dokumen Fungsi Tugas / Job Description
1.    Syarikat perlu memuatnaik fungsi tugas / Job Description  di ruangan 13 : Pensijilan dan Akreditasi Kualiti Syarikat.
2.    Dokumen fungsi tugas / Job Description bagi pekerja di bahagian teknikal serta pengurusan (memadai 2-3 pekerja sahaja)

Borang SCORE
1.    Pihak Syarikat hendaklah melengkapkan serta menghantar Borang SCORE untuk rujukan para auditor (AP) sebelum sesi audit berlangsung.
2.    Dokumen berkenaan perlu dihantar selewat-lewatnya 2 (DUA) hari sebelum tarikh AP dijalankan.
3.    Kegagalan melengkapkan borang SCORE sebelum sesi pengauditan dilakukan akan menyebabkan pihak syarikat gagal dalam proses tersebut.

Kemudahan Talian Internet
1.    Kemudahan talian internet bagi kegunaan Auditor MIDES semasa melakukan sesi pengauditan (AP).

Penyediaan Link Virtual Meeting
1.    Pihak syarikat akan dihubungi urus setia induk menerusi telefon/ surat melalui notikasi emel dan sistem untuk menyediakan dokumentasi yang diperlukan serta mengadakan sesi virtual meeting bagi mengesahkan AP.
2.    Pengauditan secara atas talian boleh dilaksanakan menggunakan sebarang jenis aplikasi virtual meeting yang besesuaian serta perlu di uruskan pihak syarikat sebagai host.
3.    Pihak syarikat perlu menghantar semula dokumen/ jenis borang yang berkaitan secara emel berdasarkan keperluan yang diminta oleh urus setia induk beserta invitation virtual meeting link.
4.    Dokumen berkenaan perlu dihantar selewat-lewatnya kepada urus setia BIP 2 (DUA) hari sebelum tarikh AP dijalankan.

PEMILIKAN SIJIL DIBATALKAN

  • Pensijilan keupayaan MIDES yang dimiliki oleh syarikat boleh ditamatkan/ ditarik/ dinyah aktif oleh BIP, berdasarkan perkara-perkara berikut:
    • Syarikat tidak merespon/ tidak aktif dalam menyertai program/bengkel/ mesyuarat/ survey berkaitan industri pertahanan yang dianjurkan oleh BIP;
    • Syarikat tidak menyokong serta tidak mengikuti program yang dijalankan MIDES kepada pemain industri seperti program pembangunan keupayaan industri, promosi, seminar industri, penerbitan direktori produk dan perkhidmatan tempatan, aktiviti pembangunan Dasar Industri Pertahanan Negara (DIPN), pameran pertahanan dan keselamatan dan lain-lain usaha yang berkaitan;
    • Maklumat/ Profile syarikat tidak dikemaskini melebihi tempoh 6 bulan dari tarikh akhir kemaskini di sistem;
    • Syarikat dilihat tidak membantu, menyumbang serta menyokong usaha Kerajaan berkaitan pembangunan industri pertahanan, penguatkuasaan dan keselamatan tempatan;
    • Syarikat dilihat tidak membantu, menyumbang serta menyokong usaha Kerajaan sewaktu negara dilanda ancaman, sama ada berkaitan pertahanan, keselamatan, wabak penyakit berjangkit dan sebagainya;
  • Keputusan yang diumumkan oleh Bahagian Industri Pertahanan (BIP) adalah MUKTAMAD.
  • Sebarang surat menyurat, pertanyaan, rayuan, bantahan atau apa-apa cubaan untuk mempertikaikan keputusan adalah tidak akan dilayan bagi mana-mana situasi.