FAQ MIDES

Soalan Lazim Sistem Pendaftaran Syarikat MIDES


FAQ MIDES

PENDAFTARAN AHLI

  • Bermula Mac 2020, semua urusan pendaftaran dan permohonan keahlian  Malaysian Industry Council of Defence, Enforcement and Security (MIDES) hanya dilakukan menerusi atas talian di https://mymides.mod.gov.my/daftar
  • Pihak syarikat boleh menyemak syarat permohonan serta terma keahlian MIDES di ruangan terma di https://mides.mod.gov.my/portal/terma.php
  • Pendaftaran atau penarafan keahlian MIDES secara automatik TIDAK diberikan kepada mana-mana syarikat walaupun telah menjadi ahli MIDES sebelum tahun 2020. 
  • Pendaftaran serta permohonan keahlian yang baharu harus dilakukan semula oleh semua ahli dan syarikat yang berminat, melalui portal MIDES sahaja. 

ARAHAN MENDAFTAR SEMULA KEAHLIAN

TEMPOH KEAHLIAN MIDES

  • Keahlian syarikat di dalam MIDES adalah bagi tempoh TIGA (3) tahun dari tarikh sijil keahlian dikeluarkan. 
  • Keahlian syarikat tidak berdasarkan kepada ‘seniority’ syarikat atau tempoh penglibatan syarikat di dalam MIDES.
  • Tarikh keahlian adalah berdasarkan kepada tarikh sijil dikeluarkan selepas setiap sesi pengauditan.

 TATACARA PENDAFTARAN DAN PERMOHONAN KEAHLIAN MIDES

SYARAT-SYARAT KEAHLIAN MIDES

TEMPOH MEMPROSES PERMOHONAN

  • Berhubung Perintah Kawalan Pergerakan (PKP), Peraturan Peraturan Pencegahan dan Pengawalan Penyakit Berjangkit (Langkah-Langkah Di Dalam Kawasan Tempatan Jangkitan) dari 18 Mac – 9 Jun 2020, seperti yang diumumkan oleh YAB Perdana Menteri. Tempoh bagi memproses permohonan keahlian akan dilakukan secara berperingkat berikutan terdapat limitasi untuk menetapkan tarikh penjadualan audit keupayaan. 
  • Permohonan akan diproses selewat-lewatnya dalam masa DUA (2) minggu dari tarikh permohonan dihantar. (Luar Waktu PKP)

CARA SEMAKAN STATUS PERMOHONAN

  • Semakan boleh dilakukan menerusi akaun pendaftaran syarikat, di ruangan sebelah kanan bewarna hijau ‘Status Permohonan’.

SEMAKAN JENIS STATUS

  • Permohonan Diterima 
  • Permohonan Dibatalkan 
  • Permohonan Sedang Diproses
  • Lulus/ Gagal Audit Teknikal Keupayaan 
  • Lulus/ Gagal Audit Pegurusan 
  • Permohonan Berjaya / Permohonan Tidak Berjaya
  • Ahli

JENIS PROSES AUDIT

  • Audit Teknikal Keupayaan (ATK)
    • Melihat serta menilai fasiliti, infrastruktur, kemampuan beroperasi serta bekerja oleh syarikat dan penilaian ciri-ciri khas lain bergantung kepada jenis Kumpulan Kerja yang dimohon.

  • Audit Pegurusan (AP)
    • Perlaksanaan audit pengurusan menggunakan sistem SME SCORE oleh wakil Bahagian Industri Pertahanan (BIP)

Syarikat saya sudah mempunyai serta telah mendapat pengikhtirafan sijil daripada SME Corp, adakah masih perlu untuk syarikat saya diaudit oleh MIDES? 

  • Ya masih perlu. Jika syarikat telah diaudit serta mendapat pengikhtirafan sijil daripada pihak SME Corp (3-5 Bintang) serta pada tahun yang sama juga syarikat memohon keahlian MIDES. Oleh itu, syarikat hanya perlu melalui sesi Audit Teknikal Keupayaan (ATK) sahaja.
  • Namun, jika tarikh penjadualan audit oleh MIDES kepada syarikat telah melangkaui tahun berikutnya, maka syarikat perlu menjalani Audit Teknikal Keupayaan (ATK) dan Audit Pengurusan (AP).
  • Contoh :
    • Pada tahun 2020, Syarikat A telah mendapat pengikhtirafan sijil daripada SME Corp (3-5 Bintang) pada Jun 2020. Pada tahun yang sama iaitu pada bulan Ogos sehingga Oktober 2020, Syarikat A juga telah mendaftar serta memohon keahlian MIDES. Maka Syarikat hanya akan melalui Audit Keupayaan Teknikal (ATK) sahaja jika tarikh audit sempat berlangsung pada tahun 2020.
    • Namun, jika Syarikat A memohon pada bulan November atau Disember 2020, secara automatiknya Syarikat A perlu menjalani Audit Teknikal Keupayaan (ATK) dan Audit Pengurusan (AP). 
    • Ini berikutan, pengurusan BIP selaku urus setia induk MIDES telah menetapkan bahawa penjadualan audit bagi permohonan yang diterima pada setiap bulan Novermber dan Disember akan dijadualkan berlangsung pada tahun berikutnya.

Bolehkah saya mendapatkan surat keahlian sementara MIDES untuk menyertai Perolehan Kementerian?

  • BIP akan mengeluarkan surat keahlian sementara hanya kepada Ahli MIDES yang mempunyai tarikh tamat keahlian pada tahun 2019 hingga tahun 2020 sahaja.
  • Permohonan surat keahlian sementara berserta bukti sijil keahlian MIDES (yang mempunyai tarikh tamat keahlian pada tahun 2019 hingga tahun 2020) boleh dilakukan menerusi saluran Kumpulan Kerja masing-masing kepada BIP dan perlu mendapat sokongan daripada Kumpulan Kerja.

Adakah saya perlu mendaftar semula jika saya sudah menjadi Ahli MIDES sebelum ini?

Ya, syarikat perlu mendaftar semula dan melakukan permohonan keahlian yang baharu menerusi sistem.

Adakah syarikat yang mempunyai status sebagai Ejen/ Pengedar/ Pembekal atau syarikat perkhidmatan/ produk komersial layak menjadi Ahli MIDES?

  • Tidak, syarat ini adalah syarat utama yang telah termaktub di dalam Terms of Reference (TOR) syarat-syarat keahlian MIDES. 
  • Klasifikasi atau maksud perniagaan berteraskan perkhidmatan/ produk komersial adalah syarikat yang tidak mempunyai keupayaan dalam menjalankan atau melaksanakan fungsi pertahanan, penguatkuasaan dan keselamatan.
  • Contoh perniagaan yang berteraskan perkhidmatan/ produk komersial adalah seperti, perniagaan servis penurapan jalan (tar), landskap, pembinaan bangunan/ infrastruktur/ fasiliti, pencucian, servis bas/ van/ kereta/ motosikal/ basikal, pembuatan/ pemasangan perabot hiasan, pemotongan kayu/ besi, servis sewaan kenderaan komersial berat dan ringan, cenderahati, menjahit, memasak, konsultansi komersial (bukan melibatkan pertahanan, penguatkuasaan dan keselamatan) dan lain-lain perniagaan berkaitan yang tidak menjalankan atau melaksanakan fungsi pertahanan, penguatkuasaan dan keselamatan

MASALAH MENGENAI PENDAFTARAN

I. Setelah menghantar permohonan, bolehkah saya mengemaskini permohonan tersebut?
  • Tidak, kemaskini maklumat hanya boleh dilakukan sekiranya permohonan telah dibatalkan atau selepas berjaya menjadi ahli.
  • Pemohon dinasihatkan untuk sentiasa memastikan bahawa setiap maklumat yang dihantar adalah tepat bagi mengelakkan permohonan ditolak/ dibatalkan.
 
II. Bagaimanakah cara untuk mengemaskini permohonan?
  • Maklumat boleh dikemaskini sekiranya permohonan telah dibatalkan/ ditolak atau setelah berjaya menjadi ahli.

III. Bilakah saya boleh mendapatkan keputusan permohonan?
  • Berhubung Perintah Kawalan Pergerakan (PKP), Peraturan Peraturan Pencegahan dan Pengawalan Penyakit Berjangkit (Langkah-Langkah Di Dalam Kawasan Tempatan Jangkitan) dari 18 Mac – 12 Mei 2020, seperti yang diumumkan oleh YAB Perdana Menteri. Tempoh bagi memproses permohonan keahlian akan dilakukan secara berperingkat berikutan terdapat limitasi untuk menetapkan tarikh penjadualan audit keupayaan. 
  • Keputusan permohonan serta penerbitan Sijil Digital Keahlian MIDES akan dikeluarkan selewat-lewatnya 2 bulan dari tarikh audit pengurusan dilaksanakan.(luar waktu PKP)
IV. Saya mempunyai masalah untuk mendaftar kerana ID pendaftaran syarikat telah wujud didalam sistem, kenapa ya?
  • Berhubung masalah ini, berikut adalah kemungkinan yang mungkin berlaku:
  • Pendaftaran telah dilakukan oleh rakan sekerja yang lain.
  • Kesalahan mendaftar maklumat syarikat seperti (No.SSM, Tarikh Penubuhan Syarikat)
  • Jika pihak syarikat masih tidak dapat mendaftar masuk, sila ke ruangan hubungi kami di https://mides.mod.gov.my/index.php#contact
  • Waktu Operasi:
    • Isnin – Jumaat : 7.30 pagi – 5.30 petang
    • Sabtu / Ahad / Hari Kelepasan Am : TUTUP
    • Waktu Rehat : 12.15 tengahari – 2.45 petang (Jumaat Sahaja)

V. Mengapakah saya tidak boleh klik butang simpan?
  • Pemohon tidak boleh menekan/ klik butang simpan kerana diruangan soalan tersebut masih terdapat ruangan soalan yang belum dilengkapkan.
  • Setiap ruangan soalan perlu dilengkapkan oleh pemohon, jika tiada maklumat sila isikan N/A atau 0.
  • Terdapat kesalahan dalam mengisi maklumat kad pengenalan, sila masukkan nombor IC atau Passport sahaja tanpa ' - ' .  
  • Contoh :  Kad Pengenalan - 880808145611  atau  Passport - AC54987

VI. Bolehkah saya mengisi permohonan melalui telefon bimbit?
  • Ya, pemohon juga boleh melakukan pendaftaran serta permohonan menerusi telefon bimbit atau tab.

VII. Bagaimana hendak mendapatkan semula kata laluan sekiranya terlupa?
  • Pemohon boleh mendapatkan semula atau mengubah kata laluan di ruangan lupa kata laluan.
VIII. Bolehkah saya memuatnaik folder syarikat?
  • Tidak, pemohon hanya dibenarkan untuk memuatnaik fail/ gambar beformat PDF, PNG dan JPEG/ JPG sahaja.

IX. Adakah sebarang bayaran dikenakan untuk menjadi Ahli MIDES?
  • Bagi pendaftaran serta permohonan keahlian ia adalah percuma. Namun, setelah syarikat berjaya menjadi ahli MIDES, syarikat akan dikenakan bayaran sebagai ahli serta bayaran sebagai pemilik sijil MIDES.
  • Segala pemakluman berhubung perlaksanaan caj bayaran kepada ahli akan dimaklumkan dan ditetapkan oleh BIP sahaja.

X. Saluran manakah yang patut dihubungi jika mempunyai masalah permohonan/pendaftaran?
  • Pemohon boleh merujuk di ruangan hubungi kami di https://mides.mod.gov.my/index.php#contact
  • Waktu Operasi:
    • Isnin – Jumaat : 7.30 pagi – 5.30 petang
    • Sabtu / Ahad / Hari Kelepasan Am : TUTUP
    • Waktu Rehat : 12.15 tengahari – 2.45 petang (Jumaat Sahaja)

XI. Mengapa saya perlu memperbaharui pendaftaran Ahli MIDES?
XII. Sijil kerjasama/ MOU/ pengikhtirafan syarikat yang dimiliki oleh syarikat saya tidak mempunyai tarikh luput/ ?
  • Sekiranya Sijil kerjasama/ MOU/ pengikhtirafan syarikat tidak mempunyai tarikh luput, pemohon boleh meletakkan bilangan tahun kepaeda 999 tahun di ruangan tempoh.

JUSTIFIKASI STAR RATING MIDES

SENARAI SEMAK (CHECKLIST) DOKUMEN SERTA KELENGKAPAN YANG DIPERLUKAN SEMASA PENGAUDITAN  (AP) MIDES.

Profil Syarikat
  1. Pemohon diminta untuk memuatnaik maklumat / lampiran dalam bentuk format (PDF) di ruangan yang telah disediakan semasa melakukan  permohonan atau semasa mengemaskini maklumat syarikat di sistem MIDES.
  • Misi dan Visi Syarikat
  • Jenis Perniagaan
  • Carta Organisasi Terkini
  • Produk dan Perkhidmatan yang ditawarkan

Dokumen Tambahan berkaitan syarikat :
  1. Dokumen pengenalan syarikat seperti berikut hendaklah dimuat naik di ruangan yang telah disediakan semasa melakukan permohonan atau semasa mengemaskini maklumat syarikat di sistem MIDES. 
  • Borang 9 (Pendaftaran Syarikat)
  • Borang 13 (Pertukaran Nama Syarikat) (Jika ada)
  • Borang 24 (Pegangan Syer)
  • Borang E (Sijil Perakuan Pembaharuan Perniagaan) (Jika ada)
  • Borang 49 (Lembaga Pengarah)
  • Lesen Perniagaan (Lesen Perniagaan mestilah bagi tahun semasa yang dikeluarkan oleh Pihak  Berkuasa Tempatan / Majlis Perbandaran)

Penyata Kewangan 
  1. Salinan lengkap Penyata Kewangan Tahunan beraudit 3 tahun terkini mestilah dimuatnaik dalam bentuk (PDF) menerusi ruangan yang telah disediakan.

Sijil – Sijil Sokongan 
  1. Syarikat digalakkan memuat naik sijil – sijil tambahan yang diperoleh seperti berikut (sekiranya ada) 
  • Sijil – Sijil ISO, Halal, GMP, OSHA, HACCP .
  • Sijil Qlassic & SHASSIC dari CIDB.
  • Sijil Akuan Pendaftaran Kontraktor MOF.

Pengkelasan Produk dari Bahagian Keselamatan & Kualiti Makanan (sekiranya berkaitan)
  1. Disediakan ketika sesi Audit Pengurusan(AP).

Dokumen Kelulusan Trade Marks & lain – lain Intelectual Property (IP)
  1. Disediakan ketika sesi Audit Pengurusan (AP).

Penyata KWSP 
  1. Syarikat perlu mengemukakan penyata caruman KWSP pekerja dalam bentuk (PDF) menerusi ruangan yang telah disediakan.

Manual Kerja / Standard Operating Procedure  (SOP)
  1. Manual Kerja bagi bahagian seperti berikut hendaklah dimuat naik  (sekiranya ada).
  • Bahagian Kerja Teknikal
  • Bahagian Pengurusan

Kalendar Latihan / Kursus Perkerja
  1. Maklumat kalendar latihan pekerja / kursus pekerja bagi bahagian teknikal dan pengurusan hendaklah dimuatnaik dalam bentuk (PDF) (memadai 2-3 muka surat sekiranya ada)

Dokumen Fungsi Tugas / Job Description
  1. Dokumen fungsi tugas / Job Description bagi pekerja di bahagian teknikal serta pengurusan (memadai 2-3 pekerja sahaja)

Borang SCORE
  1. Pihak Syarikat hendaklah melengkapkan Borang SCORE untuk rujukan para auditor (AP) ketika sesi audit berlangsung.
  2. Kegagalan melengkapkan borang SCORE sewaktu sesi pengauditan dilakukan akan menyebabkan pihak syarikat gagal dalam proses tersebut.

Kemudahan Talian Internet
  1. Kemudahan talian internet bagi kegunaan Auditor MIDES semasa melakukan sesi pengauditan (AP)